1-9

Vertrouwen waarmaken

1.

Het bestuur voert de regeling naar beste vermogen uit, in een evenwichtige afweging van belangen, en heeft hiervoor de eindverantwoordelijkheid.

✔

Het bestuur geeft hier invulling aan. Het beleid is vastgelegd in de ABTN. De uitvoering van de pensioenadministratie en vermogensbeheer is uitbesteed, middels SLA’s zijn afspraken vastgelegd met de uitvoeringsorganisatie. Deze afspraken worden gemonitord in de SLR per kwartaal.

2.

Het bestuur is verantwoordelijk en zorgt voor de uitvoering van de pensioenregeling. Het heeft een visie op de uitvoering, stelt eisen waaraan deze moet voldoen en bepaalt welk kostenniveau aanvaardbaar is.

✔

Het bestuur draagt verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de pensioenregeling conform de Pensioenwet.
De visie op de uitvoering is opgenomen in het beleid van het fonds, en de eisen waaraan de uitvoering moet voldoen zijn opgenomen in de uitbestedingsdocumenten, voor zover sprake is van uitbesteding. Het kostenniveau is onderdeel van de SLA-onderhandelingen, waarvoor het bestuur de inzet bepaalt.

3.

Het bestuur stelt een missie, visie en strategie op. Ook zorgt het voor een heldere en gedocumenteerde beleids- en verantwoordingscyclus. Daarnaast toetst het bestuur periodiek de effectiviteit van zijn beleid en stuurt zo nodig bij.

✔

De missie, visie en strategie zijn verwoord in het Meerjarenbeleidsplan en vastgelegd in de ABTN, Eveneens opgenomen in het jaarverslag 2022.

4.

Bij alle besluiten legt het bestuur duidelijk vast op grond van welke overwegingen het besluit is genomen.

✔

Besluitvorming wordt door de diverse gremia van het fonds voorbereid, voordat het gemotiveerd wordt voorgelegd aan het bestuur van het fonds. De verslaglegging van de bestuursvergaderingen is uitvoerig en geeft inzicht in de wijze waarop het bestuur tot een besluit is gekomen.

5.

Het bestuur legt verantwoording af over het beleid dat het voert, de gerealiseerde uitkomsten van dit beleid en de beleidskeuzes die het eventueel voor de toekomst maakt. Het bestuur weegt daarbij de verschillende belangen af van de groepen die bij het pensioenfonds betrokken zijn. Ook geeft het bestuur inzicht in de risico’s van de belanghebbenden op korte en lange termijn, gerelateerd aan het overeengekomen ambitieniveau.

✔

Deze onderdelen zijn opgenomen in het verslag van het bestuur 2022 in het hoofdstuk ‘Risicomanagement’ en in de jaarrekening 2022 in de paragraaf Risicomanagement.

6.

Het bestuur houdt rekening met de verplichtingen die het fonds is aangegaan en draagt daarbij zorg voor optimaal rendement binnen een aanvaardbaar risico.

✔

Het beleid ten aanzien van verantwoord beleggen is opgenomen in het verslag van het bestuur 2022 in het hoofdstuk ‘Financieel rendement’ onder de paragraaf ‘Doelstelling financieel rendement’.

7.

Het bestuur zorgt ervoor dat er onder belanghebbenden draagvlak bestaat voor de keuzes over verantwoord beleggen.

✔

Informatie is opgenomen op de website van het fonds. Daarnaast zijn er regelmatig publicaties waarin wordt ingegaan op het beleid. Via de PR hebben de belanghebbenden bij het fonds invloed op de keuzes voor verantwoord beleggen. Daarnaast wordt in tevredenheidsonderzoeken onder deelnemers ook de tevredenheid over de beleggingskeuzes gemeten.

8.

Het bestuur bevordert en borgt een cultuur waarin risicobewustzijn vanzelfsprekend is. Ook zorgt het ervoor dat het integrale risicomanagement adequaat georganiseerd is.

✔

Verantwoording omtrent het risico-universum van PFZW is opgenomen in het verslag van het bestuur 2022 in o.a. het hoofdstuk ‘Risicomanagement’.

9.

Het bestuur zorgt voor een noodprocedure om in spoedeisende situaties te kunnen handelen.

✔

Er zijn adequate procedures met de uitvoeringsorganisatie overeengekomen en contractueel vastgelegd.

10-14

Verantwoordelijkheid nemen

10.

Het bestuur zorgt voor een heldere en expliciete taak- en rolverdeling tussen bestuur en uitvoering en hierbij passende adequate sturings- en controlemechanismen voor de uitvoering van de activiteiten van het pensioenfonds.

✔

Zie opmerkingen bij 30 en 31. Het fonds kent een volwassen uitbestedingsbeleid dat regelmatig geëvalueerd en aangepast wordt.

11.

Bij uitbesteding van taken neemt het bestuur in de overeenkomst met de dienstverlener adequate maatregelen op voor als de dienstverlener of een door hem ingeschakelde derde onvoldoende presteert, de overeenkomst niet naleeft, schade veroorzaakt door handelen of nalaten.

✔

Deze maatregelen zijn opgenomen in de uitvoeringsovereenkomst en SLA met de uitvoeringsorganisatie.

12.

Het bestuur zorgt dat het zicht heeft op de keten van uitbesteding.

✔

Dit is opgenomen in de uitbestedingsovereenkomsten van het fonds. Deze overeenkomsten worden periodiek met de uitvoeringsorganisatie geëvalueerd

13.

Het bestuur zorgt ervoor dat het beloningsbeleid van partijen aan wie taken worden uitbesteed, niet aanmoedigt om meer risico’s te nemen dan voor het fonds aanvaardbaar is. Om dit te bereiken maakt het bestuur dit onderdeel van de contractafspraken bij het sluiten of verlengen van de uitbestedings-overeenkomst of - indien van toepassing - via zijn aandeelhouderspositie.

✔

De uitgangspunten van het fonds zijn opgenomen op de website. Hierin wordt ingegaan op het compensatiebeleid.

14.

Het bestuur evalueert jaarlijks de kwaliteit van de uitvoering en de gemaakte kosten kritisch en spreekt een dienstverlener aan als deze de afspraken niet of onvoldoende nakomt.

✔

Jaarlijks evalueert het fonds de contracten met de uitvoerder t.b.v. van de nieuwe SLA.

15-22

Integer handelen

15.

Het bestuur legt de gewenste cultuur vast en stelt een interne gedragscode op.

✔

De gewenste cultuur is vastgelegd in de gedragscode van het fonds.

16.

De leden van het bestuur, het VO of het BO, het intern toezicht en andere medebeleidsbepalers ondertekenen de interne gedragscode van het fonds en een jaarlijkse nalevingsverklaring, en zij gedragen zich daarnaar.

✔

De gedragscode wordt halfjaarlijks onder de aandacht gebracht van de diverse organen. Deze wordt ook van een ondertekening voorzien.

17.

Alle nevenfuncties worden gemeld aan de compliance officer.

✔

De vereisten zijn vastgelegd in de Regeling nevenfuncties.

18.

Tegenstrijdige belangen of reputatierisico's worden gemeld. De leden van het bestuur, het VO of het BO, het intern toezicht en andere medebeleidsbepalers vermijden elke vorm en elke schijn van persoonlijke bevoordeling of belangenverstrengeling. Zij laten zich op hun functioneren toetsen.

✔

Dit is opgenomen in de gedragscode van het fonds.

19.

Het lidmaatschap van een orgaan is niet verenigbaar met dat van een ander orgaan binnen het fonds of van de visitatiecommissie.

✔

Dit is opgenomen in de statuten en reglementen van het fonds.

20.

Het bestuur zorgt dat onregelmatigheden kunnen worden gemeld en dat betrokkenen weten hoe en bij wie.

✔

Dit is opgenomen in de klokkenluidersregeling. Het bestuur zorgt dat onregelmatigheden kunnen worden gemeld bij de vertrouwenspersoon en dat betrokkenen weten hoe en bij wie.

21.

De organisatie kent een klokkenluidersregeling en bevordert dat ook externe dienstverleners een klokkenluidersregelen hebben. De organisatie zorgt ervoor dat men weet hoe en bij wie kan worden gemeld.

✔

Zowel PFZW als de uitvoeringsorganisatie beschikt over een klokkenluidersregeling die is ingebed in de organisatie.

22.

Het bestuur kent de relevante wet- en regelgeving en interne regels, weet hoe het fonds daar invulling aan geeft en bewaakt de naleving (compliance).

✔

Nieuwe wet- en regelgeving wordt zorgvuldig gemonitord en tijdig geïmplementeerd. Monitoring daarvan vindt plaats door onder meer de afdeling Compliance van de uitvoeringsorganisatie en het bestuursbureau. Aan het bestuur wordt hierover gerapporteerd.

23-30

Kwaliteit nastreven

23.

Het bestuur is er collectief verantwoordelijk voor dat het zelf goed functioneert. De voorzitter is eerste aanspreekpunt; hij/zij is als eerste verantwoordelijk voor zorgvuldige besluitvorming en procedures.

✔

Zie opmerking bij 5.
Het pensioenfonds heeft een onafhankelijke voorzitter die een evenwichtige afweging in besluitvorming bewaakt, en openstaat voor signalen van andere organen van het fonds betreffende het bestuur.

24.

Het bestuur waarborgt dat de leden onafhankelijk en kritisch kunnen opereren.

✔

De bestuursstructuur van het pensioenfonds waarborgt het onafhankelijk en kritisch functioneren van het bestuur. Deze structuur is eveneens opgenomen in de statuten van het fonds. In de jaarlijkse zelfevaluatie toetst het bestuur of het onafhankelijk en kritisch opereren ook in de praktijk voldoende plaatsvindt.

25.

Ieder bestuurslid heeft stemrecht

✘

PFZW heeft een onafhankelijke voorzitter zonder stemrecht. Het stemrecht van de bestuursleden is vastgelegd in de statuten en reglementen van het fonds

26.

Het bestuur zorgt voor permanente educatie van zijn leden.

✔

Er is een opleidingsplan waarover gerapporteerd wordt in het jaarverslag van het pensioenfonds.

27.

Bestuur staat open voor kritiek en leert van fouten.

✔

Dit maakt onderdeel uit van het bestuurdersprofiel. Hierin zijn de competenties opgenomen waaraan een bestuurslid dient te voldoen. In de jaarlijkse zelfevaluatie worden de verbeterpunten gesignaleerd en van vervolgafspraken voorzien.

28.

Het eigen functioneren is voor het bestuur en voor het intern toezicht een continu aandachtspunt. Het bestuur en het intern toezicht evalueren in elk geval jaarlijks het eigen functioneren van het orgaan als geheel en van de individuele leden. Hierbij betrekken het bestuur en het intern toezicht één keer in de drie jaar een onafhankelijke derde partij.

✔

De evaluatie heeft plaatsgevonden onder externe begeleiding in 2022. Hierover is verantwoording worden afgelegd in het verslag van het bestuur 2022.

29.

Het eigen functioneren is voor het BO een continu aandachtspunt. Het BO evalueert in elk geval jaarlijks het functioneren van het eigen orgaan als geheel en van de individuele leden. Hierbij betrekt het BO één keer in de drie jaar een onafhankelijke derde partij.

NVT

PFZW heeft geen BO.

30.

Het eigen functioneren is voor het VO een continu aandachtspunt. Het VO evalueert met enige regelmaat het functioneren van het eigen orgaan.

✔

In 2022 heeft een zelfevaluatie plaatsgevonden. Hierover is verantwoording afgelegd in het jaarverslag 2022.

31-40

Zorgvuldig benoemen

31.

De samenstelling van fondsorganen is wat betreft geschiktheid, complementariteit, diversiteit, afspiegeling van belanghebbenden en continuïteit vastgelegd in beleid. Zowel bij de aanvang van een termijn als tussentijds bij de zelfevaluatie vindt een check plaats.

✔

De diverse vertegenwoordigde partijen leveren leden aan het fonds en zorgen voor zo veel mogelijk diversiteit.
Het fonds heeft echter geen vastgesteld diversiteitsbeleid. PFZW bevordert wel de diversiteit van het fonds en stimuleert de betrokkenheid van jongeren. Dit is eveneens als vereiste opgenomen in de profielschets.

32.

Het bestuur zorgt voor geschiktheid, complementariteit en continuïteit binnen het bestuur. Daarbij houdt het rekening met opleiding, achtergrond, persoonlijkheid, geslacht en leeftijd. Het bestuur toetst de geschiktheid van bestuursleden bij het aantreden en gedurende het bestuurslidmaatschap.

✔

Vanuit het bestuur worden de voordragende sociale partners via specifieke functieprofielen gebriefd over de eisen waaraan de kandidaten moeten voldoen. Er zijn waar nodig afspraken met sociale partners ter bevordering van de continuïteit van de besturing. Regelmatig vinden (individuele) onderzoeken plaats naar de deskundigheid in het bestuur.

33.

In zowel het bestuur als in het VO of het BO is er tenminste één vrouw en één man. Er zitten zowel mensen van boven als van onder de 40 jaar in. Het bestuur stelt een stappenplan op om diversiteit in het bestuur te bevorderen.

✘

Alle bestuursleden en leden van de raad van toezicht zijn ouder dan 40 jaar. In het VO zijn er enkele leden onder de 40 jaar. Tot op heden is het niet gelukt bestuursleden en/of leden RvT te vinden die voldoen aan de geschiktheids-eisen die gelden voor een groot fonds als PFZW én jonger zijn dan 40 jaar.

34.

De zittingsduur van een lid van het bestuur, het VO, het BO en raad van toezicht is maximaal vier jaar. Een bestuurslid en een lid van het BO kunnen maximaal twee keer worden herbenoemd, een lid van de raad van toezicht maximaal één keer. Leden van een visitatiecommissie zijn maximaal acht jaar betrokken bij hetzelfde fonds.

✔

De zittingsduur is vastgelegd in de statuten van het fonds en het reglement bestuur.

35.

Het bestuur, het BO en het intern toezicht houden bij het opstellen van de profielschets rekening met het diversiteitsbeleid. Het VO houdt hier rekening mee bij het opstellen van de competentievisie.

✔

Er zijn functieprofielen uitgewerkt voor de diverse gremia, waarin aandacht wordt besteed aan diversiteit.

36.

Het bestuur, het VO of het BO en de raad van toezicht leggen bij een vacature de eisen voor de vacante functie vast. Hierbij wordt rekening gehouden met de in de normen 31, 32 en 33 opgenomen eisen.

✔

Dit is uitgewerkt in de functieprofielen welke per gremium zijn vastgesteld.

37.

Bij de vervulling van een vacature wordt actief gezocht (en/of actief opgeroepen om te zoeken) naar kandidaten die passen in de diversiteitsdoelstellingen. Het bestuur neemt hierover tijdig contact op met degenen die betrokken zijn bij het voordragen of de verkiezing van kandidaten.

✔

In het functieprofiel voor bestuursfuncties is het wel als vereist opgenomen.

38.

Het bestuur en het BO toetsen voorgedragen kandidaten mede aan de hand van de diversiteitsdoelstellingen. Het VO bevordert dat in de procedure de competentievisie wordt meegenomen, inclusief de diversiteitsdoelstellingen.

✔

In het functieprofiel voor bestuursfuncties is het wel als vereist opgenomen

39.

Een bestuurslid wordt benoemd en ontslagen door het bestuur, na het horen van de raad van toezicht over de procedure. Een lid van de raad van toezicht of visitatiecommissie wordt benoemd door het bestuur na bindende voordracht van het verantwoordingsorgaan en wordt ontslagen door het bestuur na bindend advies van het verantwoordingsorgaan. Een lid van het verantwoordingsorgaan wordt benoemd door het bestuur en ontslagen door het verantwoordingsorgaan zelf. In uitzonderlijke situaties kan het bestuur in overleg met het intern toezicht een lid ontstaan.

✔

Het benoemen en ontslaan van leden is vastgelegd in de statuten van het fonds en het reglement bestuur.

40.

Het bestuur zorgt ervoor dat in de statuten een schorsingsprocedure is vastgelegd.

✔

Dit is vastgelegd in de statuten van het fonds.

41-45

Gepast belonen

41.

Het pensioenfonds voert een beheerst en duurzaam beloningsbeleid. Dit beleid is in overeenstemming met de doelstellingen van het pensioenfonds. Ook is het beleid passend gelet op de bedrijfstak, onderneming of beroepsgroep waarvoor het fonds de pensioenregeling uitvoert.

✔

Het fonds beschikt over een passend beloningsbeleid. Hierover is verantwoording afgelegd in het verslag van het bestuur.

42.

De beloning staat in redelijke verhouding tot de gedragen verantwoordelijkheid, de aan de functie gestelde eisen en het tijdsbeslag.

✔

Zie opmerking onder 41.

43.

Het bestuur is terughoudend als het gaat om prestatie-gerelateerde beloningen. Prestatie-gerelateerde beloningen zijn niet hoger dan 20 procent van de vaste beloning. Ze zijn niet gerelateerd aan de financiële resultaten van het fonds.

✔

Het fonds heeft geen prestatie-gerelateerde beloningen.

44.

Het bestuur voorkomt dat door de hoogte van de beloning van de leden van het intern toezicht, een financieel belang een kritische opstelling in de weg staat.

✔

De vergoeding van de leden van het intern toezicht is passend naar maatschappelijke maatstaven.

45.

Bij tussentijds ontslag van een bestuurslid zonder arbeidsovereenkomst of van een lid van het intern toezicht verstrekt het bestuur geen ontslagvergoeding. Bij ontslag van een (andere) medebeleidsbepaler moet een eventuele ontslagvergoeding passend zijn gelet op de functie en de ontslagreden.

✔

Voor het bestuur en de raad van toezicht is geen ontslagvergoeding van toepassing.

46-57

Toezicht houden en inspraak waarborgen

46.

Intern toezicht draagt bij aan effectief en slagvaardig functioneren van het pensioenfonds en aan beheerste en integere bedrijfsvoering.

✔

De taken en verantwoordelijkheden van de RvT zijn vastgelegd in de statuten en het reglement van de RvT. De samenstelling van de RvT en de werkwijze van de RvT borgen de bedoelde bijdrage.

47.

Het intern toezicht betrekt deze Code bij de uitoefening van zijn taak.

✔

Zie punt 46.

48.

Leden van het intern toezicht zijn betrokken bij het pensioenfonds en moeten zich zodanig onafhankelijk opstellen dat belangentegenstellingen worden voorkomen. Ze hebben daarbij het vermogen en de durf om zich kritisch op te stellen richting het bestuur.

✔

In het functieprofiel van de raad van toezicht is rekening gehouden met deze vereisten.

49.

De Raad van Toezicht stelt zich op als gesprekspartner van bestuur.

✔

De RvT stelt zich op als klankbord en gesprekspartner. In 2022 is o.a. met het bestuur gesproken over de strategie van het fonds, NPR, de risk-appetite, ICT en het FTK.

50.

Het bestuur weegt de aanbevelingen van de raad van toezicht of de visitatiecommissie af. Wil het bestuur afwijken van de aanbevelingen, dan moet het dit motiveren.

✔

Er zal door het bestuur gereageerd worden op het oordeel van de Pensioenraad en het rapport Rvt, deze reactie zal worden opgenomen in het verslag van het bestuur 2022.

51.

Het belanghebbendenorgaan (BO) voert zijn taak uit als ‘goed huisvader’ (m/v) voor alle belanghebbenden.

NVT

PFZW heeft geen BO.

52.

Het BO zorgt dat de leden onafhankelijk en kritisch kunnen functioneren.

NVT

PFZW heeft geen BO.

53.

Het BO bewaakt of het bestuur de uitvoeringsovereenkomst of het uitvoeringsreglement en het pensioenreglement juist uitvoert. Ook bewaakt het BO of het bestuur de belangen van de verschillende groepen belanghebbenden evenwichtig afweegt.

NVT

PFZW heeft geen BO.

54.

Het BO onderneemt actie als het van oordeel is dat het bestuur niet naar behoren functioneert.

NVT

PFZW heeft geen BO.

55.

Het bestuur gaat een dialoog aan met het VO dan wel het BO bij het afleggen van verantwoording.

✔

Het bestuur van het fonds is gedurende 2022 in gesprek geweest met de PR over diverse onderwerpen, niet alleen in het kader van advisering door de PR, maar ook daarbuiten in het kader van het met elkaar delen van beelden en denkrichtingen. Hierover is verantwoording afgelegd in het verslag van het bestuur.

56.

Het bestuur draagt de onafhankelijke accountant of actuaris die controle uitvoert in beginsel geen andere werkzaamheden op dan controle. Geeft het bestuur wel een andere opdracht, dan vraagt dit zorgvuldige afweging en een afzonderlijke opdrachtformulering.

✔

Het fonds verstrekt voor niet-controlewerkzaamheden altijd separate opdrachten aan de externe actuaris en/of onafhankelijke accountant. De onafhankelijkheid wordt goed bewaakt. Adviesopdrachten vinden niet plaats door de certificerend actuaris en onafhankelijke accountant zelf.

57.

Het bestuur beoordeelt vierjaarlijks het functioneren van de onafhankelijke accountant en de actuaris en stelt het intern toezicht en VO of BO van de uitkomst op de hoogte.

✔

Het audit committee evalueert jaarlijks het functioneren van de onafhankelijke accountant en actuaris.

58-65

Transparantie bevorderen

58.

Het bestuur geeft publiekelijk inzicht in missie, visie en strategie.

✔

Dit is opgenomen in het verslag van het bestuur in o.a. het hoofstuk 'Onze strategie’. Daarin is ook aandacht besteed aan gerealiseerde doelen.

59.

Het bestuur geeft inzicht in het beleid, de besluitvormingsprocedures, de besluiten en de realisatie van het beleid.

✔

In het jaarverslag 2022 wordt verantwoording afgelegd over (de uitvoering van) het beleid.

60.

Het bestuur vervult zijn taak op een transparante (open en toegankelijke) manier. Dat zorgt ervoor dat belanghebbenden inzicht kunnen krijgen in de informatie, overwegingen en argumenten die ten grondslag liggen aan besluiten en handelingen.

✔

Het bestuur en pensioenfonds rapporteren transparant over besluiten en afwegingen in de kwartaalrapportages, op de website, via persberichten en in het verslag van het bestuur 2022.

61.

Het bestuur legt gemotiveerd vast voor welke wijze van uitvoering is gekozen. Deze informatie is beschikbaar voor de belanghebbenden.

✔

Dit is opgenomen in de uitbestedingsovereenkomsten van het fonds. Deze overeenkomsten worden periodiek met de uitvoeringsorganisatie geëvalueerd.

62.

Het bestuur legt zijn overwegingen omtrent verantwoord beleggen vast en zorgt ervoor dat deze beschikbaar zijn voor belanghebbenden.

✔

De overwegingen ten aanzien van verantwoord beleggen zijn opgenomen op de website van het fonds. Zie eveneens hoofdstuk ‘Speerpunt 3. Vergroten van onze verantwoordelijkheid in de samenleving’ onder paragraaf ‘Duurzaam beleggen’ in het verslag van het bestuur 2022.
Daarnaast publiceert PFZW jaarlijks een jaarbericht Duurzaamheid.

63.

Het bestuur stelt beleid vast rond transparantie en communicatie. Het bestuur evalueert dit beleid periodiek en in ieder geval eens per drie jaar.

✔

Het communicatiebeleid voldoet aan de eisen van toegankelijkheid, is toegesneden op ‘persona’s’ en is event-georiënteerd.
De uitvoeringsorganisatie meet in opdracht van het fonds de tevredenheid van de belanghebbenden. Een onderdeel van deze tevredenheidsmeting zijn de ingezette communicatiemiddelen en de effecten daarvan.

64.

Het bestuur rapporteert in het jaarverslag over de naleving van de gedragscode en deze Code, net als over de evaluatie van het functioneren van het bestuur.

✔

Dit is opgenomen in hoofdstuk ‘Governance’ van het verslag van het bestuur 2022. Hier wordt specifiek ingegaan op de Code (comply or explain).